Conseils pour améliorer vos réunions en vidéoconférence

Après plus d’un an à participer à des 5 à 7 en appels vidéo, des Zoom familiaux et des réunions d’affaires virtuelles, vous pensez peut-être avoir maîtrisé l’art de la vidéoconférence, mais il y a toujours place à amélioration.

Maintenant que les restrictions liées à la pandémie de COVID-19 s’assouplissent au Canada, il est possible que vos rencontres se déroulent maintenant en personne. Pourtant, la vidéoconférence est entrée dans nos mœurs. Que vos clients cherchent à acheter à l’autre bout du pays, ou que vous ayez pris vos distances du modèle traditionnel de l’agence immobilière, la vidéoconférence fera partie de votre vie et de vos affaires dans un avenir prévisible.

Si vous ressentez le besoin de vous remémorer les bonnes manières de la vidéoconférence, nous avons pensé à vous.

Choisissez un identifiant numérique professionnel

Si vous utilisez des technologies comme Zoom ou WhatsApp, il vous est possible de changer le nom qui s’affiche à l’écran.

C’était peut-être amusant de changer votre nom d’utilisateur pour votre surnom d’adolescence lors de votre dernier 5 à 7 virtuel, mais il ne faut pas oublier de revenir à vos nom et prénom réels avant votre prochain appel client. Disons que ce n’est pas souhaitable que vos clients rencontrent Dr Doude (oui, c’était vraiment mon surnom, mais ne me demandez pas d’où ça vient!)

Je vois la lumière!

Une lumière naturelle qui vous éclaire de face est l’idéal. Elle illumine uniformément votre visage et allume votre regard. Si vous ne disposez pas de fenêtre devant laquelle vous installer, vous pouvez tricher.

Installez une lampe dans le même axe que la caméra de votre ordinateur ou encore, pour la totale, procurez-vous un anneau de lumière pour moins de 30 $.

Encadrez-vous

Positionnez votre caméra pour vous trouver au milieu du cadre, de façon à ce qu’on voie le haut de votre corps depuis la taille. Cela renforce l’impression d’avoir une conversation en personne avec l’autre.

Maintenez votre caméra légèrement au-dessus de la ligne de votre regard. Cela donne l’illusion que vous regardez votre interlocuteur droit dans les yeux pendant l’appel et encore une fois, renforce l’impression d’une rencontre en personne. En regardant directement dans la caméra, plutôt que de fixer votre écran ou le cadre où vous apparaissez, vous ajouterez, là encore, une dimension plus intime à la rencontre.

Conseil : Collez un post-it, un autocollant ou un morceau de ruban adhésif à côté de l’objectif de votre caméra pour vous rappeler de le regarder.

Surveillez vos arrières

Sans qu’il faille réaménager la pièce pour créer un arrière-plan spécialement pour votre appel, il est essentiel de veiller à ce qu’il n’y ait aucune source de distraction derrière vous. Assurez-vous que l’espace est propre et que rien ne traîne. Un mur de teinte neutre est l’idéal, mais si tous vos murs sont occupés, pensez à ne mettre en évidence que des éléments que vous seriez à l’aise d’afficher également dans votre bureau.

Vous pouvez utiliser un arrière-plan virtuel si vous le préférez, mais ils peuvent rappeler les annonces publicitaires d’un goût douteux des années 1980. Si vous n’avez pas le choix de prendre un appel depuis votre très chic salle de lavage, pensez plutôt à utiliser l’arrière-plan flouté.

Habillez-vous pour la gloire

Il se pourrait que ces jours-ci vous passiez de longues heures en vêtements « mous », mais si vous avez une rencontre virtuelle avec un client, surtout si c’est une première rencontre, vous devez penser à votre apparence. La cravate n’est probablement pas de mise, mais oubliez vos joggings tachés préférés. Même si vous êtes assis, vous pourriez avoir à vous lever et dévoiler du même coup une faute de style magistrale.

Vous devriez éviter de porter des camisoles ou des décolletés un peu plongeants, car à l’écran ils peuvent donner l’illusion que vous êtes torse nu. Bref, enfilez une tenue professionnelle.

Utilisez l’ordinateur et non le téléphone

Rien de plus simple que d’attraper votre téléphone intelligent, mais si vous travaillez depuis votre ordinateur, vous aurez plus de contrôle sur le cadrage, la stabilité et la durée de vie de la pile. D’ailleurs, c’est également beaucoup plus facile de prendre des notes et d’examiner des documents papier quand on a les mains libres.

Ne négligez pas la qualité du son

Pensez toujours à mettre votre micro en mode muet lorsque vous vous joignez à une réunion, et activez-le seulement quand vous parlez. Même si vous êtes seul, dans une maison vide, il peut toujours y avoir un bruit inattendu que le micro pourrait capter : jappement, sonnerie de téléphone, machine à laver…

Un casque d’écoute avec un microphone intégré vous donnera une meilleure qualité sonore que votre micro d’ordinateur. Les casques d’écoute préviennent aussi l’écho et l’effet Larsen qui surviennent quand votre micro capte la voix d’autres personnes.

Si vous trouvez qu’il y a de l’écho dans votre pièce, essayez d’ajouter des textiles pour absorber le son, par exemple des petits tapis et des rideaux.

Conseil : Si vous enregistrez un balado ou autre type de projet audio, vous pouvez vous positionner sous une couverture épaisse, comme une couette, pour améliorer la qualité de votre prise de son.

Conseils rapides

  • Utilisez la fonction de main levée dans Zoom et Microsoft Teams pour indiquer que vous êtes prêt à prendre la parole et ainsi éviter d’interrompre quelqu’un.
  • Utilisez la fonction muet lorsque vous ne parlez pas.
  • Faites la vérification de vos onglets actifs sur l’ordinateur avant de partager votre écran.
  • Utilisez une connexion filaire lorsque possible. Une connexion Wi-Fi est également préférable à une connexion cellulaire.
  • Si vous avez plusieurs appels de prévus sur Zoom, utilisez la fonction Salle d’attente.
  • Si vous êtes l’hôte d’une réunion d’agence sur Zoom ou Microsoft Teams, pensez à essayer le fractionnement de pièces pour diviser les participants en petits groupes lors d’activités de renforcement de l’esprit d’équipe.
  • Il est possible d’enregistrer les réunions sur la plupart des plateformes vidéo, mais prenez soin d’en informer vos clients, ou votre public, avant le démarrage de l’enregistrement.

Avez-vous d’autres bons conseils à partager que nous n’avons pas mentionnés? Inscrivez vos réponses dans la section Commentaires.

Sarah Doktor a été journaliste d’une petite ville et éditrice nationale en ligne, et elle apporte cette expérience à L’Association canadienne de l’immeuble, où elle occupe le poste de conseillère, au service des communications. Elle facilite le dialogue entre l’ACI, les membres, les chambres immobilières, les associations et le public par l’entremise de nos communautés en ligne. Elle coordonne également le contenu qui vous est présenté ici, au Café ACI. Dans ses temps libres, elle va au gym, fait de la course à pied sur sentiers ou regarde Netflix avec son chat, Libby.


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